I documenti di trasporto digitali stanno cambiando il modo in cui aziende, vettori e operatori logistici si scambiano informazioni e gestiscono le spedizioni. Non si tratta semplicemente di sostituire la carta con uno schermo, ma di rendere il dato più accessibile, più coerente, più sicuro e più utile.
In questo cambiamento rientra il regolamento europeo eFTI — electronic Freight Transport Information — che stabilisce un quadro legale per la comunicazione elettronica delle informazioni normative sul trasporto merci. L’obiettivo è favorire la progressiva sostituzione della documentazione cartacea con dati elettronici standardizzati nei trasporti su strada, rotaia, vie navigabili interne e via aerea.
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Documenti di trasporto digitali: perché oggi istanno diventando un tema strategico
Chi lavora nella logistica lo sa bene che molti problemi non nascono dal trasporto in sé, ma da tutto ciò che ruota intorno alla gestione delle informazioni.
Una spedizione può rallentare per un dato non aggiornato, per una discordanza tra documento e merce o per un’informazione non reperibile al momento giusto. Per questo la digitalizzazione documentale non è solo una questione tecnologica, ma una questione di efficienza operativa.
Secondo la Commissione europea, il regolamento eFTI ridurrà gli oneri amministrativi per operatori e autorità, migliorerà la sicurezza dei dati e faciliterà la conformità alle normative europee e nazionali sul trasporto merci.
Che cos’è il regolamento eFTI
Il regolamento (UE) 2020/1056 introduce il quadro normativo per la gestione elettronica delle informazioni sul trasporto merci. In sostanza, crea le condizioni perché i dati di trasporto possano essere condivisi in forma digitale con le autorità competenti tramite piattaforme certificate.
La Commissione europea spiega che i dati aziendali saranno conservati su piattaforme IT sicure e certificate, integrabili con i sistemi di gestione già in uso nelle imprese. Le informazioni saranno condivise con le autorità solo in caso di richiesta di controllo, tramite accessi univoci in formato leggibile da macchina, ad esempio con QR code. Le stesse piattaforme consentiranno inoltre di condividere i dati selettivamente anche con partner autorizzati.
Documenti di trasporto digitali: dal 2027 cambia il rapporto con le autorità
La data più importante è il 9 luglio 2027. Da quel giorno il regolamento eFTI si applicherà pienamente e le autorità degli Stati membri dovranno accettare le informazioni di trasporto condivise elettronicamente dagli operatori tramite piattaforme eFTI certificate.
Il percorso, però, è già iniziato. La Commissione ha comunicato che i primi atti delegati e di esecuzione sono entrati in vigore il 9 gennaio 2025, consentendo agli Stati membri di iniziare a predisporre i sistemi IT necessari. Inoltre, da gennaio 2026, piattaforme e provider possono avviare la preparazione alle operazioni e le autorità nazionali possono iniziare ad accettare dati conservati su piattaforme certificate per le ispezioni.
Meno errori, più velocità, più controllo
Per clienti, vettori e operatori logistici, il vantaggio principale della digitalizzazione non è “fare meno carta” in senso astratto, ma rendere il processo più leggibile.
Documenti digitali e dati standardizzati significano:
- meno possibilità di errore nella trasmissione delle informazioni
- maggiore rapidità nel recuperare documenti e dati di spedizione
- più facilità nel condividere informazioni corrette con partner e autorità
- maggiore continuità operativa in caso di controlli, verifiche o cambi di programma.
La Commissione europea segnala anche un beneficio economico rilevante: il regolamento eFTI potrebbe generare fino a 1 miliardo di euro l’anno di risparmi operativi e amministrativi per il settore europeo del trasporto e della logistica.
Perché questo tema riguarda anche chi lavora soprattutto su strada
Il tema è particolarmente rilevante per il trasporto su gomma, che resta dominante nei flussi interni europei. In un documento della Commissione del 2023 si ricorda che circa il 75% del trasporto merci terrestre interno è ancora svolto su strada. In un settore con questi volumi, rendere più fluido lo scambio delle informazioni non è un dettaglio organizzativo: è un fattore competitivo.
Per questo la digitalizzazione dei documenti di trasporto non interessa solo grandi hub internazionali o grandi operatori multimodali. Interessa anche chi ogni giorno coordina spedizioni, consegne, magazzino, clienti finali e vettori sul territorio.
Come cambia il rapporto tra cliente, vettore e logistica
Il punto più interessante è proprio questo: la digitalizzazione modifica le relazioni operative.
Per il cliente, significa poter contare su documenti più accessibili, dati più tracciabili e minori margini di ambiguità.
Per il vettore, significa meno dispersione informativa e più chiarezza nei passaggi critici.
Per la logistica, significa maggiore capacità di coordinamento e una base dati più solida per gestire tempi, eccezioni e controlli.
